Son yıllarda kurumlar dijital dönüşüm projelerine ciddi bütçeler ayırıyor. Yeni yazılımlar satın alınıyor, otomasyon sistemleri kuruluyor, veri odaklı karar alma hedefleri belirleniyor.
Ancak küresel araştırmalar ortaya çok çarpıcı bir tablo koyuyor: dijital dönüşüm girişimlerinin sadece yaklaşık %30’u hedeflenen sonuçlara ulaşabiliyor; yani çoğu kurum dönüşümden beklediği performansı elde edemiyor. Bu başarısızlık oranı bazı sektörlerde %70–90’a kadar çıkabiliyor, bu da dijitalleşme süreçlerinin büyük bir kısmının hedeflenen değer yaratmadığını gösteriyor.(Kaynak)
Sahada sık karşılaşılan tablo genellikle benzer:
- Süreçler net değil
- Sorumluluklar belirsiz
- Standartlar tanımlanmamış
- Performans ölçümü yapılamıyor
Bu noktada sorun çoğu zaman teknoloji değil, organizasyonel disiplin eksikliği oluyor. Dijital dönüşüm, yalnızca yazılım veya donanım yatırımı değildir; aynı zamanda düzenli, ölçülebilir ve sürdürülebilir süreçler gerektirir.
İşte tam bu noktada, kökeni Japon yönetim anlayışına dayanan 5S metodolojisi, dijitalleşme öncesi kurumların göz ardı etmemesi gereken temel bir yapı taşı olarak karşımıza çıkar.
5S Nedir?
5S, iş ortamlarında düzeni, verimliliği ve standardizasyonu sağlamak amacıyla geliştirilen bir yönetim yaklaşımıdır. İsmini Japonca beş kelimeden alır:
- Seiri (Ayıklama)
- Seiton (Düzenleme)
- Seiso (Temizlik)
- Seiketsu (Standartlaştırma)
- Shitsuke (Disiplin / Süreklilik)
5S çoğu zaman yalnızca fiziksel çalışma alanlarıyla ilişkilendirilse de, modern kurumlarda süreçler, dijital dokümanlar, veri yönetimi ve organizasyonel yapı için de uygulanabilir bir metodolojidir.
1. Seiri – Ayıklama: Gereksizi Ortadan Kaldırmak
Seiri, iş ortamında gerçekten ihtiyaç duyulan unsurlar ile gereksiz olanların ayrıştırılmasını ifade eder.
Kurumlar açısından bakıldığında bu yalnızca:
- Kullanılmayan ekipmanlar değil
- Gereksiz raporlar
- Tekrar eden onay adımları
- Güncelliğini yitirmiş prosedürler
- Sahibi olmayan işler
anlamına da gelir.
Dijital dönüşüm öncesinde bu ayıklama yapılmazsa, teknoloji yalnızca mevcut karmaşayı dijital ortama taşır.
2. Seiton – Düzenleme: Her Şeyin Yeri ve Sahibi Olmalı
Seiton, ihtiyaç duyulan her şeyin doğru yerde, doğru zamanda ve doğru kişi tarafından erişilebilir olmasını hedefler.
Kurumsal bağlamda Seiton:
- Süreç sahiplerinin net tanımlanması
- Dokümanların merkezi ve erişilebilir olması
- Yetki ve sorumlulukların açıkça belirlenmesi
- Bilgi akışının rastgele değil, tanımlı olması
anlamına gelir.
Dijitalleşme projelerinde en sık karşılaşılan problemlerden biri, “sistemde var ama kim kullanacak belli değil” yaklaşımıdır. Seiton bu sorunun temel çözümüdür.
3. Seiso – Temizlik: Sorunları Görünür Kılmak
Seiso yalnızca fiziksel temizlik değildir; süreçlerin ve verinin temizlenmesi anlamına da gelir.
- Hatalı veri girişleri
- Güncel olmayan kayıtlar
- Çakışan iş akışları
- Takip edilmeyen hatalar
Temizlenmeden dijital sistemlere aktarıldığında, bu problemler büyüyerek devam eder.
Seiso’nun en önemli katkısı, sorunları gizlemek yerine görünür kılmasıdır. Görünür olan problem yönetilebilir hale gelir.
4. Seiketsu – Standartlaştırma: Sürdürülebilirlik İçin Ortak Dil
Seiketsu, yapılan düzenin kalıcı olmasını sağlar. Bu aşamada:
- Süreçler yazılı hale getirilir
- Standart çalışma yöntemleri tanımlanır
- Kontrol mekanizmaları oluşturulur
- İyi uygulamalar yaygınlaştırılır
Dijital dönüşüm projelerinde standartlar yoksa, sistemler kişiye bağlı çalışır. Bu da kurumsal hafızanın oluşmasını engeller.
5. Shitsuke – Disiplin: Kültür Haline Getirmek
5S’in en zor ve en kritik adımı Shitsuke’dir. Disiplin, kuralların zorla uygulanması değil; benimsenmesi anlamına gelir.
Bu aşamada:
- Üst yönetim sahiplenmesi
- Çalışan farkındalığı
- Sürekli iyileştirme kültürü
ön plana çıkar.
Dijital dönüşümün başarısı, büyük ölçüde bu kültürel adaptasyona bağlıdır. Birçok kurum dijitalleşmeyi şu sırayla ele alır:
Teknoloji → Süreç → İnsan
Yeni bir yazılım satın alınır, sistem kurulur ve ardından mevcut iş yapış biçimleri bu sisteme uydurulmaya çalışılır. Son aşamada ise kullanıcıların bu yapıya adapte olması beklenir. Bu yaklaşım, teknolojinin sağlayabileceği değeri baştan sınırlar; çünkü sistem, düzenli ve tanımlı süreçleri desteklemek yerine, belirsizlikleri dijital ortama taşımış olur.
Oysa sürdürülebilir ve ölçülebilir bir dönüşüm için doğru sıra tam tersidir:
İnsan → Süreç → Teknoloji
Önce kurum içindeki iş yapış biçimleri netleştirilir.
Sorumluluklar ve süreç sahipleri tanımlanır.
Süreçler ölçülebilir, izlenebilir ve tekrarlanabilir hale getirilir.
Bu hazırlık tamamlandıktan sonra teknoloji devreye girer ve var olan düzeni hızlandıran, görünür kılan ve ölçeklenebilir hale getiren bir araç rolünü üstlenir.
Tam da bu noktada 5S metodolojisi, dijital dönüşüm ile organizasyonel hazırlık arasında kritik bir köprü görevi görür. 5S, teknolojiyi merkeze alan bir dönüşüm anlayışını, insan ve süreç odaklı bir kurumsal disipline dönüştürerek dijital sistemlerin gerçekten değer üretmesini mümkün kılar.
Üst ve orta düzey yöneticiler için 5S, çoğu zaman düşünüldüğü gibi operasyonel bir düzenleme aracı değil; doğrudan yönetim kalitesini artıran stratejik bir yaklaşımdır. Çünkü 5S, günlük işleyişteki karmaşayı azaltmanın ötesinde, kurumun nasıl çalıştığını görünür, ölçülebilir ve denetlenebilir hale getirir. Bu da yöneticilerin kararlarını varsayımlara değil, net süreçlere ve somut verilere dayandırmasını sağlar.
Özellikle kamu kurumları ve büyük ölçekli organizasyonlarda, iş süreçlerinin karmaşıklığı ve paydaş sayısının fazlalığı nedeniyle 5S’in etkisi çok daha belirgin hale gelir. Süreçlerin net tanımlanması ve standartlaştırılması; denetlenebilirliği artırır, şeffaflığı sağlar, süreç sürekliliğini güvence altına alır ve bilgi güvenliği açısından kritik bir temel oluşturur. Kişilere bağlı işleyişin yerini kurumsal işleyiş aldığında, hem operasyonel verimlilik artar hem de kurumsal riskler azalır.
Bu yönüyle 5S, yöneticiler için yalnızca düzen sağlayan bir metodoloji değil; aynı zamanda kurumu sürdürülebilir, kontrol edilebilir ve geliştirilebilir bir yapıya dönüştüren bir yönetim aracıdır.
5S metodolojisi, dijital dönüşüm çağında hâlâ geçerliliğini koruyan nadir yönetim yaklaşımlarından biridir. Çünkü teknoloji sürekli değişse de, kurumların karşılaştığı temel problemler büyük ölçüde insan ve süreç temellidir. Bu problemler çözülmeden yapılan teknolojik yatırımlar, beklenen faydayı üretmekte yetersiz kalır.
Gerçek dijital dönüşüm, yazılım kurmakla değil; düzenli, ölçülebilir ve standart süreçler oluşturmakla başlar. Teknoloji ancak bu düzen üzerine inşa edildiğinde kuruma değer katar.
Bu nedenle kurumlar için asıl soru şudur:
Dijitalleşmeye hazır mıyız, yoksa yalnızca dijitalleşiyor muyuz?
Bu sorunun cevabı çoğu zaman 5S’in sunduğu kurumsal disiplin anlayışında gizlidir.
Kurumunuzun dijitalleşme sürecini yalnızca teknoloji yatırımı olarak değil, düzenli, ölçülebilir ve denetlenebilir süreçler üzerine inşa etmek istiyorsanız, doğru yerden başlamak kritik önem taşır.
Adjuster, 5S yaklaşımının gerektirdiği kurumsal disiplini dijital ortama taşıyarak; süreçlerin standartlaştırılmasını, sorumlulukların netleşmesini ve denetlenebilir bir yapı kurulmasını sağlar. Böylece teknoloji, karmaşayı dijitalleştiren bir araç olmaktan çıkar, düzeni hızlandıran bir sisteme dönüşür.
Siz de kurumunuzda sürdürülebilir, şeffaf ve başarılı bir dijitalleşme süreci başlatmak istiyorsanız bizimle iletişime geçin.
No responses yet